研院函[2017]55号
各相关学院：
为进一步规范研究生学籍管理，根据《哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法》（哈工程校发[2017]123号）文件规定，对于已超过最长学习年限的2011级博士生开展学籍清理工作，现将有关事项通知如下：
一、关于博士生学习年限的说明
博士研究生最长学习年限为6年，超出规定最长学习年限且未能毕业的博士生应以结业、肄业及退学等形式之一终止学籍，并办理离校手续。逾期不办理相应手续者，由学校作超期退学处理。
二、申请结业的条件和程序
（一）申请结业的条件
修完培养方案规定的课程学分且成绩合格，学位论文未完成、审查未通过或答辩未通过者，均可申请结业。
（二）申请结业的流程
1、符合条件的研究生提出结业申请，填写《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》（附件1）；
2、研究生导师对博士生的论文进展情况进行认定；
3、研究生所在学院根据结业要求进行审核；
4、研究生院审查；
5、审查合格研究生发放结业证书。
三、结业证书换发毕业证书的条件及流程
（一）申请换证的条件
根据《哈尔滨工程大学关于博士生申请博士学位最长培养年限的规定》（校学位字[2015] 18号）文件规定，对于2011级已申请学位延期的，若在2019年6月份之前通过学位论文答辩，学校为其换发毕业证书。
1、已结业博士生在通过学位论文答辩后，可填写《哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证书申请表》（附件3），经导师签字同意，交学院审核同意后交研究生院审查。
2、每次学位评定分委员会之前，学院需将《结业申请汇总表》报研究生院。
3、研究生院审查合格后换发毕业证书，已经发放的结业证书需交回。
四、申请肄业的条件及程序
（一）申请肄业的条件
在校学习时间满1年以上退学的研究生，可申请肄业。
（二）申请肄业的程序
1、符合条件的已退学的博士生，可提出肄业申请，填写《哈尔滨工程大学研究生肄业证书申请表》（附件4）；
2、研究生所在学院根据肄业要求进行审核；
3、研究生院审查；
4、审查合格研究生发放肄业证书。
五、时间安排
1、2017年11月10日-17日，学院确保通知到每一位未毕业的2011级博士生，博士生提出结业申请，向所在学院教务管理部门提交《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》（附件1）与成绩单。
2、2017年11月23日前，各学院将审核通过的结业申请表（附件1）与汇总表（附件2）提交到研究生院学术办公室（主楼727）。
3、2017年11月30日前，研究生院对申请材料进行审查，审查通过后为其发放结业证书。
六、其他要求
1、符合结业条件的2011级博士生需按时申请结业，逾期不申请的的视为放弃申请，学校将作超期退学处理。
2、已办理完退学手续的博士生，可按申请肄业的程序，办理肄业证书。
3、结业后，按照《哈尔滨工程大学关于博士生申请博士学位最长培养年限的规定》（校学位字[2015] 18号）文件规定，继续申请学位的，在研究生管理系统中能够正常进行后续的论文环节。指导教师和学院应按申请学位有关要求完成后续工作。
联系人：丁小强 ；陈玉清
电话：82589727；82589731
附件：
1、《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》
2、《结业申请汇总表》
3、《哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证书申请表》
4、《哈尔滨工程大学研究生肄业申请表》
5、《哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法》
附件下载：
附件.zip
研究生院
2017年11月10日