校研字〔2014〕27 号
为加快高层次人才培养的国际化进程，拓展多层次、多领域的学术交流渠道，造就具有较好综合素质、较高国际竞争力、较强终身学习能力的创新型人才，更好地推动我校研究生了解学科的国际前沿动态，拓宽学术视野，提高研究生培养质量，特制定本方案。
一、基本原则
（一）面向一流
鼓励研究生参加一流的国际学术会议，到国（境）外一流的大学进行学术交流。
（二）择优资助
优先资助获得国家优博（含提名）、省优硕的相关院系研究生，以及成功申请国家公派研究生项目的相关院系研究生；重点资助在国外召开的高水平国际会议和短期国际学术交流。
二、主要资助类别及范围
（一）研究生高水平国际学术会议资助。主要资助在校研究生参加高水平国际学术会议。
（二）研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助。主要资助在校研究生到国（境）外一流大学参加短期（6个月以内）学术交流。
（三）其他研究生国际交流资助。主要用于资助研究生参与的其他重要的国际交流活动。
三、申请条件
（一）申请研究生高水平国际学术会议资助应具备的条件：
1.在校研究生；
2.申请人所参加的会议是国内外定期召开的高水平国际学术会议或由正式学术机构、组织召开的具有较高学术影响力的国际学术会议，且所提交的论文被会议论文集收录，并有录用证明和参会的正式邀请函；
3.哈尔滨工程大学必须为第一署名单位，申请人和其导师互为第一作者。
（二）申请研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助应具备如下条件：
1.在校研究生；
2.交流学校为国际一流大学；
3.交流院校（导师）的正式邀请函或同意接收函；
4.交流院校（导师）免收（或提供）相关培训费；
四、资助额度
（一）高水平国际会议
1.博士研究生参加国（境）外举办的国际学术会议、国内举办的重要国际学术会议（以国际处发布的会议目录为准），学校负责报销会议注册费、一次性往返旅费和基本生活费；博士研究生参加国内举办的其他国际学术会议，学校负责报销会议注册费、一次性往返旅费和基本生活费总额的70%。
2.硕士研究生参加重要国际学术会议（以国际处发布的会议目录为准），学校负责报销会议注册费、一次性往返旅费和基本生活费；硕士研究生参加其他国际学术会议，学校负责报销会议注册费。
其中，在亚洲范围内国家和地区召开的国际会议资助额度原则上不超过人民币1.5万元，在亚洲范围外的国家和地区召开的国际会议资助额度原则上不超过人民币2万元。
（二）短期国际学术交流（含短期访学）
对于获得研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助者，学校提供基本生活费和一次性往返旅费。
研究生赴港澳台参加短期学术交流，学校提供一次性往返旅费。
其中，在亚洲范围内国家和地区进行的短期国际学术交流（含短期访学）的一次性往返旅费资助额度原则上不超过人民币0.6万元，在亚洲范围外的国家和地区进行的短期国际学术交流（含短期访学）的一次性往返旅费资助额度原则上不超过人民币1.2万元。
五、申请与审批程序
（一）非学科建设综合改革试点学院、学科
1.个人申请。申请资助人员应在国际会议召开前（或短期国际学术交流签证前）至少15天向所在院系教务办公室提出申请，并将经导师审批并签字后的资助申请表（附件1、2）及相关佐证材料交至院系教务办公室。
2.院系初审。院系教务办公室对申请材料进行初审，经院系主管领导签字后,统一报送至研究生院留学生办公室。
3.研究生院审批。研究生院对申请材料进行复核，并给出审批意见。
（二）学科建设综合改革试点学院、学科
1.个人申请。申请资助人员应在国际会议召开前（或短期国际学术交流签证前）至少15天向所在院系教务办公室提出申请，并将经导师审批并签字后的资助申请表（附件1、2）及相关佐证材料交至院系教务办公室。
2.院系审批。院系教务办公室对申请材料进行审查，并报院系主管领导审批。院系教务办公室以月为单位汇总研究生国际交流资助获批情况（附件5）以及《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）审批表》复印件，报送至研究生院留学生办公室备案。
六、报销程序与要求
非学科建设综合改革试点学院、学科获国际交流资助的研究生在报销前应提交相关材料到各院系教务办公室，经教务办公室初审后，统一报送至研究生院留学生办公室。经审核合格后，由受资助研究生持相关批件到财务处报销相关费用。
学科建设综合改革试点学院、学科获国际交流资助的研究生报销时到所在学院教务办公室办理，教务办公室对相关材料进行审核，经审核合格后，由受资助研究生持相关批件到财务处报销相关费用。院系教务办以月为单位汇总研究生国际交流资助报销情况（附件6），报送至研究生院留学生办公室备案。
（一）获得高水平国际学术会议资助者，报销审核时需提供以下材料：
1.《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》（附件3）；
2.《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流履行义务情况登记表》（附件4）；
3.会议日程安排（含有本人发言的日程页原件、复印件）；
4.会议论文集原件及复印件（含论文集封面、目录、申请人论文全文和封底）；
5.护照原件，以及护照首页和标有出入境日期页的复印件；
6.参加学术会议的相关正式发票原件（所有发票背后需由院系主管领导签字）、登机牌、汇率证明（国际处办理或银行出具），该3项材料粘贴在学校的专用票据粘贴单上，金额一栏填写人民币。
7.参会照片3-4张（以光盘形式报送）。
到校财务处办理报销业务时需提供《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）审批表》、出差报告单、《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》、参加学术会议的相关正式发票原件。
（二）获得研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助者，出国前可携带《哈尔滨工程大学高层次创新人才短期（其他）国际学术交流申请表》《哈尔滨工程大学研究生国际交流资助项目经费借款审批单》（附件7）到财务处预借经费，学科建设综合改革试点学院、学科自行办理预借经费业务，受资助者完成短期交流回国后报销审核时需提供以下材料：
1.《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》（附件3）；
2.《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流履行义务情况登记表》（附件4）；
3.护照原件，以及护照首页和标有出入境日期页的复印件；
4.机票原件（机票背面由院系主管领导签字）、登机牌、汇率证明（国际处办理），该3项材料粘贴在学校的专用票据粘贴单上，金额一栏填写人民币。
5.国外院校（导师）出具的短期国际学术交流活动的书面证明；
6.在国外参加学术交流活动的照片3-4张（以光盘形式报送）；
7.参加短期国际学术交流的情况总结（要求不少于1500字。提交纸质版和电子版各1份，其中纸质版需要本人、导师和院系主管领导签字）。
到校财务处办理报销业务时需提供《哈尔滨工程大学学生公派出国（境）审批表》、出差报告单、《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》、短期国际学术交流往返旅费的相关正式票据原件。
七、其他说明
（一）申请受理时间和报销审核时间为每周二、周四上午（节假日除外），一周后向院系教务办公室咨询申请结果。
（二）为提高资助质量，对于在国内召开的国际学术会议，请各院系慎重把关。在本项目实施期间，同一导师的研究生（博士、硕士及留学研究生）参加非重要国际学术会议的受资助人数原则上不超过3人/年。
（三）所有经审批同意出国（境）参加国际交流的研究生，在出国（境）前需到所在学院进行涉外培训；涉密人员申请时须到学院签订保密承诺并接受保密提醒。
（四）出国短期国际学术交流（含短期访学）的研究生在外期间，学校将暂停发放助学金及由学校承担的导师助研津贴，待回国后继续发放，已停发部分不再补发。
（五）由本方案资助的会议论文公开发表时，应注明“哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流项目资助”，否则将不予报销。（英文翻译为：This paper is funded by the International Exchange Program of Harbin Engineering University for Innovation-oriented Talents Cultivation.）。
（六）获资助研究生参加国际学术交流活动后，须在本院系作关于本次国际学术交流的专题报告。
（七）申请其他研究生国际交流资助项目的，由研究生院进行审核和批准，并按有关规定进行财务报销。
（八）为保证本项目经费的有效利用，受资助研究生因故未能参会者应书面说明情况，经院系主管领导确认签字、盖章后及时报研究生院。对于未说明情况的研究生仍将算作院系和导师已资助人数，学校将在下一年度限制相关院系和导师的受资助指标。
（九）关于旅费的说明
1.国内旅费报销标准
可以乘坐火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座或轮船三等舱。
2.国际旅费报销标准
（1）出国参加国际学术会议要选择经济合理的路线。应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，并按照经济适用的原则，尽可能购买往返机票。
（2）可以乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧或全列软席列车的二等座。其所发生的国际旅费据实报销。
3.赴港澳台交流的旅费报销标准参照“国际旅费报销标准”执行。
（十）关于基本生活费的说明
1.高水平国际会议基本生活费报销标准
（1）国内举办的国际会议，住宿费凭票据实报销。对于乘坐火车硬座的学生提供生活补助（含伙食费、交通费、通讯费等，10天之内的补助标准为人民币40元/人·天）。
（2）国（境）外举办的国际会议，住宿费、伙食费、公杂费按规定的标准（参照《因公临时出国经费管理办法》（财行〔2013〕516号）文件）执行，其中国外住宿费凭票在规定的住宿费标准之内予以报销；伙食费、公杂费按规定的标准发给个人包干使用，包干天数一般为会议举办天数，离境、入境合计按照1天计算。
2.短期国际学术交流（含短期访学）基本生活费报销标准
基本生活费标准将参考《财政部 教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知》（财教〔2010〕286号）执行。
八、本实施方案的解释权在研究生院。
附件:1.哈尔滨工程大学高层次创新人才高水平国际会议资助申请表
2.哈尔滨工程大学高层次创新人才短期（其他）国际学术交流申请表
5.哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助获批情况汇总表
6.哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销情况汇总表
7.哈尔滨工程大学研究生国际交流资助项目经费借款审批单