第一部分 学生篇
No.1 何时可以返校？
根据学校下发《哈尔滨工程大学2020年春季学期返校总体思路及工作方案》，为做好全国新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作，拟定研究生按照急缓程度分三批返校，具体返校时间和后续工作安排另行通知，请各位同学耐心等待。研究生院也会及时发布相关通知，请各位同学及时关注研究生院网站http://yjsy.hrbeu.edu.cn。
No.2 何时召开校学位评定委员会会议？
2020年第一次学位评定委员会全体会议原则上在3月底前后召开。
No.3 论文在评阅中，评阅进展如何？
研究生院负责送审的研究生论文评阅结果每周二和周五将会通过研究生教育综合管理信息系统（以下简称系统）更新，请及时登录系统查询。同时，研究生院也在积极与教育部学位中心、各学院相关负责老师沟通，督促尽快完成评阅。
No.4学位论文评阅已完成，并且已经按照评阅专家意见完成论文的修改，符合答辩要求，但因疫情仍无法返校，关于答辩事宜学校是怎么安排的？
根据《哈尔滨工程大学关于调整2020年春季学期教学工作安排相关事宜的通知》安排，如果学校在3月中旬前安排学生返校，春季学期初计划答辩毕业的硕士研究生返校后正常参加学位论文现场答辩；如果学校在3月下旬及以后返校，春季学期初计划答辩毕业的硕士研究生不再集中返校，全面采取线上申请、审批与视频答辩的方式进行学位授予工作。博士研究生答辩原则上采用现场答辩方式，具体时间和要求另行通知。如因其他原因无法正常参加本次答辩的研究生，学院按照规定为其办理延期手续，请各位同学耐心等待相关通知。
No.5远程视频答辩，我怎么完成答辩申请？纸质申请材料怎么提交？
提前登陆系统，至少于答辩前3天在答辩申请与查询界面认真维护“学位论文信息”、“基本信息”、“学术成果”，提交答辩申请，导师、秘书、学院和研究生院直接在系统中完成相关操作及审核，进入答辩公示环节即可。学生无需提交纸质材料。
No.6 如果采用远程视频答辩，我需要具备哪些设备条件？
1.必须具备较为稳定的网络信号。
2.拥有视频答辩必要设备：配备摄像头、音响（耳麦）和麦克风的电脑，能安装视频会议软件并进行流畅视频通话的智能手机或平板电脑，以上设备至少具备一种。
3.如不具备视频答辩网络设备条件，必须提前与学院教务办和答辩秘书联系沟通，根据实际情况申请返校后答辩或延迟答辩。
No.7远程视频答辩，我需要做哪些材料准备工作？
1.务必至少于答辩前3天保证研究生管理信息系统答辩申请进入答辩公示环节。
2.答辩进入公示环节后准备相关材料的电子版： ①《答辩申请书》及其附件（系统可下载）；②《答辩资格审查表》及其附件（系统可下载）；③ 《学位论文答辩情况表》（系统可下载）；④表决票（系统可下载）；⑤学位论文评阅书（系统可下载）；⑥学位论文及论文修改说明；⑦论文答辩ppt（ppt建议用电脑录屏，录屏方法可参考《远程视频答辩指南》附件4）；⑧其他所需材料（可咨询学院与答辩秘书）。所有材料提交之前须有导师审核（电子版即可）同意。
3.在答辩前需将学位论文、论文修改说明、论文评阅书、论文答辩PPT、表决票及其他秘书要求的材料（均为电子版）打包发送给答辩秘书老师，与答辩秘书沟通准备答辩现场所需材料。参加视频答辩的研究生务必至少于答辩前3天将打包文件发送给答辩秘书。
4.答辩前务必按照学院教务办和答辩秘书安排下载视频会议平台，提前完成视频答辩平台的测试工作。
No.8 视频答辩结束后，我还需要提交什么材料？
1.修改论文。顺利通过答辩后，研究生需根据答辩委员会意见，对论文进行相应修改，经导师审核通过后，在“研究生教育综合管理系统-学位-学位论文维护与上传”上传最终版论文。
2.准备院学术委员会上会材料。按照学院要求准备学院学术委员会会议材料电子版，导师审核通过后提交至学院负责教学秘书。
3.准备校学位评定委员会上会材料。相关研究生按照《博士学位研究生学位评定分委员会上会材料自检表》或《硕士学位研究生学位评定分委员会上会材料自检表》准备校学位评定分委员会上会材料，经导师审核通过后，将电子版材料交学院负责教学秘书。
4.其他材料根据学院要求提交。
No.9 我计划2020年6月毕业，何时可以开始论文送审？
博士学位论文送审时间为学生正式返校后的每周一、周四全天，评审意见返回周期为50个工作日，请根据实际情况妥善安排送审时间。建议论文在四月中旬前送审。
硕士学位论文送审安排等待学校统一通知。
No.10 我计划2020年6月毕业，无法返校，可以安排论文送审么？需要提交什么材料？如何提交？
可以。拟送审的博士研究生不需要现场到研究生院，只需登录“研究生教育综合管理信息系统”，首先在“学术成果”维护界面认真维护与论文相关的学术成果并按要求上传相关附件（对于目前无法提供图书馆出具检索证明的文章，可提供在检索平台Web of Science或Engineering Village 2查询到的带收录号的相关截图），然后按检测送审流程完成论文检测送审申请，导师、学院、和学位办在系统中进行审核后即可送审。学生返校后需按照《博士学位研究生论文评阅申请材料自查表》要求准备并补交纸质送审材料。
No.11疫情防控期间，我如何进一步完善我的学位论文？
学生可通过校园信息门户登录统一身份认证系统，通过系统资源中心访问使用各种文献资源，也可以通过如下方式访问知网和部分外文数据库资源，具体使用方式见：https://mp.weixin.qq.com/s/9pQtI6ksVYyCgzvl58zhBg
同时，在抗击疫情期间，中国知网CNKI、维普中文期刊的部分资源现免费开放使用。中国知网CNKI免费的资源有：《全球学术快报》、中国知网OKMS•汇智（云服务版）、知网研学等。维普网提供中文期刊免费使用，具体见 http://www.cqvip.com。
第二部分 秘书篇
No.1 我是一个答辩秘书，第一次组织视频答辩，我该做什么准备？
请答辩秘书老师按照以下流程准备：
1.按时参加学院研究生教学秘书对答辩秘书组织的答辩工作培训会，会议时间待通知。2.在系统中按要求正常建立答辩组。
3.提前3天收取学生的学位论文并发送给答辩委员会成员，提前1天收取学生的答辩PPT、学位论文评阅书、论文修改说明、表决票电子版并发送给答辩委员会成员。
4. 提前与答辩委员沟通，提醒通过视频参加答辩的答辩委员提前下载视频答辩软件并完成测试。
5.确定视频参加答辩的委员的投票方式。建议采用线上投票方式，如通过投票软件进行投票，请提前下载相关软件（《远程视频答辩指南》附件中提供了问卷星使用指南，可参考）并熟练掌握操作方法。
6. 至少于视频答辩前1天与答辩学生进行有效沟通，协助准备答辩现场相关材料；熟悉并掌握视频答辩流程与软件的使用方法，建立视频答辩群，完成测试及相关准备工作。
No.2 我是一名答辩秘书，视频答辩的答辩程序和要求是什么？答辩中有哪些注意事项？
1.按答辩时间召集答辩委员、答辩人进入线上会议平台，允许旁听参会（禁言）。
2.提前确认答辩委员是否收到答辩材料，是否掌握相关软件使用方法。
3.按照《硕士学位研究生学位论文答辩会程序与要求》进行线上视频答辩。
4.视频答辩可视情况，在整组答辩人员全部完成陈述答辩后，答辩委员一起进行休会合议与投票（此过程必须屏蔽答辩人员和旁听人员），答辩主席一起宣布整组人员答辩结果。
5.投票过程由答辩秘书负责，投票结果统计完毕后告知答辩委员会主席。答辩秘书需提前准备好每名答辩人员的表决票，同时保存好原始投票结果。
6.视频答辩不需要主席签署答辩决议书，但答辩秘书需要对答辩全程（含宣布投票结果）录音（录像），同时对关键画面截屏保留（如全体在线状态截图等）。
No.3 答辩结束后，我还需要做哪些工作，提交什么材料？
1.督促答辩学生根据答辩委员会意见对论文进行相应修改。
2.及时在“研究生教育综合管理系统”中录入答辩结果。
3.将学生答辩过程的图片、音视频资料打包提交学院，资料应包含：视频会议截图至少1张（所有成员在线状态）、答辩过程（含宣布投票结果）录音（录像）、表决结果（含原始版表决结果，使用投票软件的提供统计结果截图）。
4.待疫情结束后，按要求向学院研究生教学秘书提交负责学生的纸质版表决票、补签名的答辩决议书及其它相关材料。
第三部分 导师篇
No.1我的研究生本来打算返校送审学位论文，现在还能送审吗？
可以。研究生无需现场到研究生院办理，只需在系统上操作即可。学校受理博士学位论文送审时间为工作日的每周一、周四全天，评审意见返回周期为50个工作日；博士学位论文学术不端检测结果返回周期为2个工作日。导师需提醒拟送审博士生登录“研究生教育综合管理系统”进行有关操作，按检测送审流程完成论文检测送审申请，导师、学院、和学位办在系统中进行审核后即可送审。
硕士学位论文送审时间按照学校统一安排进行。
No.2我的博士研究生送审论文时，按照规定我需要在他的学术成果材料上签字，现在无法签字怎样解决？
目前博士研究生无法到校，无需提交纸质送审材料。对于学术成果的审核，可登录系统，在学术成果审核处审核学生的学术成果后，给出送检送审意见。等研究生返校后在相关送审材料上补签字即可。
No.3我的研究生学位论文送审结果回来了，成绩合格符合答辩要求，因为疫情，会影响他的答辩吗？
学校将根据学生类别与实际返校时间确定最终答辩形式：如果学校在3月中旬返校，春季学期初计划答辩毕业的硕士研究生返校后正常参加学位论文现场答辩；如果学校在3月下旬及以后返校，春季学期初计划答辩毕业的硕士研究生不再集中返校，全面采取线上申请、审批与视频答辩的方式进行学位授予工作。博士研究生答辩原则上采用现场答辩方式，具体时间和要求另行通知。
No.4我的研究生视频答辩，我需要做哪些工作呢？
导师要实时关注学生学位论文完成进度与遇到的实际困难，在严把学位论文质量关的同时，协助学生做好答辩前后各项工作。
1.对于学位论文需进一步完善的学生，学院和导师应充分利用学校现有资源或申请网上资源对学生进行远程协助和指导。
2.对于拟答辩学生，督促指导研究生按照评阅专家意见完成论文修改，利用电子邮件、微信等方式提供相应支持和指导。
3.协助学院确定答辩组成员并及时在系统审核学生的答辩申请。
4.学生答辩通过后，督促学生按照答辩专家意见完成论文修改。
5.对所指导研究生的答辩申请材料、院学术委员会上会材料、校学位评定分委员会上会材料进行审核把关，按要求补签相关签字。