研院函〔2020〕13 号
各有关学院：
为进一步规范研究生学籍管理，完善和优化研究生的多渠道出口,根据《哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法》（哈工程校发[2017]123号）文件规定，对于即将达到最长学习年限的博士生、硕士生开展学籍清理工作，现将有关事项通知如下：
一、受理范围说明
2014级博士生、2016级学术型硕士生和专业学位硕士生（除MBA、MPA）、2015级双证MBA和MPA，逾期不办理相应手续者，由学校作退学处理。
二、申请结业的条件和程序
（一）申请结业的条件
修完培养方案规定的课程学分且成绩合格，学位论文未完成、审查未通过或答辩未通过者，均可申请结业。
（二）申请结业的流程
1、符合条件的研究生登录研究生信息管理系统（研究生院主页http://yjsy.hrbeu.edu.cn/，左侧“学生门户”→点击上方“学籍信息”→左侧“学籍异动”），提交结业申请；
注意事项：“学籍变动说明”填写内容：申请理由、论文发表情况、论文进展情况、后续论文研究工作计划等，填写字数不能少于150字。请认真、据实填写以上内容，以便后续开展统计、发文等工作。
2、导师登录系统→点击上方“学籍管理”→左侧“学籍异动”对博士生的论文进展情况进行认定，完成导师审核；
3、院系管理人员登录系统→点击上方“学籍与奖助”→左侧“学籍异动”，根据结业要求进行核查，完成培养单位审核，并打印汇总表。
4、研究生院审查。
三、结业证换发毕业证条件及流程
（一）申请换证的条件
硕士研究生结业后一年内或博士研究生结业后两年内（自入学之日起博士未超过8年）通过学位论文答辩，学校为其换发毕业证书。
1、已结业研究生在通过学位论文答辩后，可填写《哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证申请表》（附件1），经导师签字同意，交学院审核同意后交研究生院审查。
2、每次学位评定分委员会之前，学院需将换发毕业证书的学生名单报研究生院。
3、研究生院审查合格后换发毕业证书，已经发放的结业证书需交回。
四、申请肄业的条件及程序
（一）申请肄业的条件
在校学习时间满1年以上退学的研究生，可申请肄业。
（二）申请肄业的程序
1、符合条件的研究生提出肄业申请，填写《哈尔滨工程大学研究生肄业证书申请表》（附件2）；
2、研究生所在学院根据肄业要求进行审核；
3、研究生院审查。
五、时间安排
1、2020年5月25日-5月31日，研究生提出结业申请，向所在学院提交《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》（系统中生成pdf文件一份）与成绩单（一份）。
2、2020年6月2日前，各学院将审核通过的结业申请表、成绩单及汇总表（pdf文件）各一份提交到研究生院学术办公室（邮箱：dingxiaoqiang@hrbeu.edu.cn）。
3、2020年6月12日前，研究生院对申请材料进行审查。
六、其他要求
1、符合结业条件的研究生需按时申请结业，超过最长学习年限不申请结业的，视为放弃申请，学校将作超期退学处理。
2、结业后若继续申请学位，在研究生管理系统中仍能够正常进行后续的论文环节。原导师和学院应全程组织和指导结业研究生的论文答辩工作。
3、申请结业的研究生提供2寸蓝底彩色照片一张。
4、材料中涉及签字部分需要电子签名（或打印签字）后生成pdf文件。
联系人：丁小强
邮 箱：dingxiaoqiang@hrbeu.edu.cn
电 话：82589731
研究生院
2020年5月25日
