各有关学院：
为进一步规范研究生学籍管理，持续完善和优化研究生的多渠道分流退出机制,根据《哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法》（哈工程校发〔2022〕134号）文件规定，对于即将达到最长学习年限的博士生、硕士生开展学籍清理工作，现将有关事项通知如下：
一、受理范围说明
2017级博士生、2018级非全日制硕士生和2019级全日制硕士生，逾期不办理相应手续者，由学校作退学处理。
二、申请结业的条件和程序
（一）申请结业的条件
修完培养方案规定的课程学分且成绩合格，学位论文未完成、审查未通过或答辩未通过者，均可申请结业。
（二）申请结业的流程
1.符合条件的研究生登录研究生信息管理系统（研究生院主页http://yjsy.hrbeu.edu.cn/，左侧“学生门户”→点击上方“学籍信息”→左侧“学籍异动”），提交结业申请。
注意事项：“学籍变动说明”填写内容：申请理由、论文发表情况、论文进展情况、后续论文研究工作计划等，填写字数不能少于150字。请认真、据实填写以上内容，以便后续开展统计、发文等工作。
2.导师登录系统→点击上方“学籍管理”→左侧“学籍异动”对博士生的论文进展情况进行认定，完成导师审核。
3.院系管理人员登录系统→点击上方“学籍与奖助”→左侧“学籍异动”→查询“异动方式：结业”→“查看并审核”，根据结业要求进行核查，完成培养单位审核，并打印汇总表。
4.研究生院审查。
三、结业证换发毕业证条件及流程
（一）申请换证的条件
硕士研究生结业后一年内或博士研究生结业后两年内通过学位论文答辩，可以换发毕业证书，符合学位授予条件的可授予相应学位，颁发学位证书。
1.已结业研究生在通过学位论文答辩后，可填写《哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证申请表》（附件1），经导师签字同意，交学院审核同意后交研究生院审查。
2.每次学位评定分委员会之前，学院需将换发毕业证书的学生名单报研究生院。
3.研究生院审查合格后换发毕业证书，已经发放的结业证书需交回。
四、申请肄业的条件及程序
（一）申请肄业的条件
在校学习时间满1年以上退学的研究生，可申请肄业。
（二）申请肄业的程序
1.符合条件的研究生提出肄业申请，填写《哈尔滨工程大学研究生肄业证书申请表》（附件2）。
2.研究生所在学院根据肄业要求进行审核。
3.研究生院审查。
五、时间安排
1.2023年5月24日-5月30日，研究生提出结业申请，向所在学院提交《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》（系统中生成pdf文件一份）与成绩单（一份）。
2.2023年6月2日前，各学院将审核通过的结业申请表、成绩单及汇总表（pdf文件）各一份提交到研究生思想教育与管理公室（主楼735），（邮箱：qifk@hrbeu.edu.cn）。
3.2023年6月9日前，研究生院对申请材料进行审查。
六、其他要求
1.符合结业条件的研究生需按时申请结业，超过最长学习年限不申请结业的，视为放弃申请，学校将作超期退学处理。
2.不符合结业条件的，或规定时间内不申请结业的研究生，需提供学生本人签字、学院签字盖章认定的放弃结业情况说明。
3.结业后若继续申请学位，在研究生管理系统中仍能够正常进行后续的论文环节。原导师和学院应加大对此类学生的指导力度，全程组织和指导结业研究生的论文答辩工作。
联系人及联系方式：綦老师 82589731
研究生院
2023年5月24日