各有关单位：
为进一步规范我校研究生学籍管理工作，持续完善和优化研究生多渠道分流退出机制,根据《哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法》（哈工程校发〔2022〕134号）、《哈尔滨工程大学博士研究生毕业、结业及肄业实施细则（试行）》（哈工程校发〔2023〕136号）等文件规定，现就即将达到最长学习年限的博士生、硕士生开展学籍清理及结业办理工作，具体事项通知如下：
一、受理范围
2020级博士生、2021级非全日制硕士生和2022级全日制硕士生，逾期不办理相应手续者，学校将按规定作退学处理。
二、研究生申请结业的条件及流程
（一）申请结业的条件
硕士生：在学校规定最长学习年限内，修完培养方案规定的课程学分且成绩合格，学位论文未完成、审查未通过或答辩未通过者。
博士生：在学校规定最长学习年限内，修完培养方案规定的课程学习和其他必修内容（文献综述与开题报告、中期检查、国际交流等），考核合格，但未达到毕业要求者。
（二）申请结业的流程
1.符合条件的研究生登录研究生教育综合管理系统（研究生院主页http://yjsy.hrbeu.edu.cn/，左侧“学生门户”→点击上方“学籍信息”→左侧“学籍异动”），在线提交结业申请。
注意事项：“学籍变动说明”填写内容：申请理由、论文发表情况、论文进展情况、后续论文研究工作计划等，填写字数不能少于150字。请认真、据实填写以上内容，为后续统计、发文等工作提供依据。
2.导师登录系统→点击上方“学籍管理”→左侧“学籍异动”对博士生的论文进展情况进行认定，完成导师审核流程。
3.院系管理人员登录系统→点击上方“学籍与奖助”→左侧“学籍异动”→查询“异动方式：结业”→“查看并审核”，根据结业要求进行逐项核查，完成培养单位审核，并打印汇总表。
4.研究生院对各培养单位提交的审核材料进行最终审查。
三、结业研究生换发毕业证书的条件及流程
（一）申请换证的条件
硕士生：结业后1年内，通过学位论文答辩，可以换发毕业证书，符合学位授予条件的可授予硕士学位，颁发学位证书。
博士生：结业后3年内（起始时间按照结业证上打印的时间为准），可申请一次毕业答辩或学位答辩，毕业答辩、学位答辩两者仅可选其一。3年内未完成毕业答辩或学位答辩者视为放弃毕业或学位申请资格，其申请不再受理。达到博士毕业要求的，学校准予毕业，并换发博士生毕业证书；达到博士学位授予标准的，学校授予博士学位，并换发博士毕业证书、颁发博士学位证书。申请按硕士授予学位，并达到学位授予标准的，学校授予硕士学位，仅颁发硕士学位证书。
（二）申请换证的流程
1.已结业研究生在通过毕业论文或学位论文答辩后，可填写《哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证申请表》（附件1），经导师签字同意，交学院审核同意后交研究生院审查。
2.每次学位评定分委员会之前，学院需将换发毕业证书的学生名单报研究生院。
3.研究生院审查合格后，为学生换发毕业证书，已经发放的结业证书需按要求交回研究生院。
四、研究生申请肄业的条件及流程
（一）申请肄业的条件
硕士生：在校学习时间满1年以上退学的硕士生，可申请肄业。
博士生： 在校完成课程环节，但未达到结业标准的，经本人申请、所在培养单位审核同意、报研究生院备案，可由学校发放肄业证书。
（二）申请肄业的流程
1.符合条件的研究生提出肄业申请，填写《哈尔滨工程大学研究生肄业证书申请表》（附件2）。
2.研究生所在学院对照肄业相关要求，对申请材料进行审核。
3.研究生院对学院审核通过的申请材料进行最终审查。
五、结业办理时间
（一）2026年5月19日-2026年5月25日
研究生提出结业申请，向所在学院提交《哈尔滨工程大学研究生结业申请表》（系统中生成pdf文件一份）与成绩单（一份）。
（二）2026年5月29日前
各学院将审核通过的结业申请表、成绩单及汇总表（pdf文件）各一份提交到研究生思想教育与管理公室（主楼726室），同时发送邮箱：qifk@hrbeu.edu.cn。
（三）2026年6月5日前
研究生院完成对全部申请材料的审查工作。
六、其他要求
（一）符合结业条件的研究生须在规定时间内申请结业，超过最长学习年限未申请的，视为自动放弃结业资格，学校将按超期退学相关规定处理。
（二）不符合结业条件或未在规定时间内申请结业的研究生，须提交本人签字、学院主管领导签字并加盖学院公章的放弃结业情况说明，报研究生院备案。
（三）研究生结业后，若继续申请学位，可正常登录研究生教育综合管理系统，完成论文后续各项相关流程。原指导教师及所在学院须强化对此类学生的学业指导责任，统筹做好结业研究生论文撰写、答辩全流程的组织与指导工作。
联系人及电话：綦老师 82589731
附件1：哈尔滨工程大学结业研究生换发毕业证书申请表
附件2：哈尔滨工程大学研究生肄业证书申请表
附件3：哈尔滨工程大学博士研究生毕业、结业及肄业实施细则（试行）（哈工程校发〔2023〕136号）
附件4：哈尔滨工程大学研究生学籍管理办法（哈工程校发〔2022〕134号）
党委研究生工作部/研究生院
2026年5月19日
