关于印发《哈尔滨工程大学研究生国际交流资助实施方案（试行）》的通知

校研字〔2013〕14号

关于印发《哈尔滨工程大学研究生国际交流

资助实施方案（试行）》的通知

各有关单位：

为推进高层次人才培养的国际化进程，鼓励研究生参与国际学术交流活动，学校制定了《哈尔滨工程大学研究生国际交流资助实施方案（试行）》。现印发给你们，请参照执行。

                       哈尔滨工程大学

                        2013年4月10日

哈尔滨工程大学

研究生国际交流资助实施方案（试行）

为加快高层次人才培养的国际化进程，拓展多层次、多领域的学术交流渠道，造就具有较好综合素质、较高国际竞争力、较强终身学习能力的创新型人才，更好地推动我校研究生了解学科的国际前沿动态，拓宽学术视野，提高研究生培养质量，特制定本方案。

一、基本原则

（一）面向一流

鼓励研究生参加一流的国际学术会议，到国外一流的大学进行学术交流。

（二）择优资助

优先资助获得国家优博（含提名）、省优硕的相关院系研究生，以及成功申请国家公派研究生项目的相关院系研究生；重点资助在国外召开的高水平国际会议和短期国际学术交流。

二、主要资助类别及范围

（一）研究生高水平国际学术会议资助。主要资助在校研究生参加高水平国际学术会议。

（二）研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助。主要资助在校研究生到国外一流大学参加短期（6个月以内）学术交流。

（三）其他研究生国际交流资助。主要用于资助研究生参与的其他重要的国际交流活动。

三、申请条件

（一）申请研究生高水平国际学术会议资助应具备的条件：

1. 在校研究生；

2. 申请人所参加的会议是国内外定期召开的高水平国际学术会议或由正式学术机构、组织召开的具有较高学术影响力的国际学术会议，且所提交的论文被会议论文集收录，并有录用证明和参会的正式邀请函；

3. 哈尔滨工程大学必须为第一署名单位，申请人和其导师互为第一作者。

（二）申请研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助应具备如下条件：

1. 在校研究生；

2. 短期学术交流的学校为国际一流大学；

3. 有国外院校（导师）的正式邀请函或同意接收函；

4. 国外院校（导师）免收（或提供）相关培训费。

四、资助额度

（一）高水平国际会议

1. 博士研究生参加国外举办的国际学术会议、国内举办的重要国际学术会议（以人事处发布的会议目录为准），学校负责报销会议注册费和一次性往返旅费；博士研究生参加国内举办的其他国际学术会议，学校负责报销会议注册费和一次性往返旅费总额的70%。

2. 硕士研究生参加重要国际学术会议（以人事处发布的会议目录为准），学校负责报销会议注册费和一次性往返旅费；硕士研究生参加其他国际学术会议，学校负责报销会议注册费。

其中，在亚洲范围内国家和地区召开的国际会议资助额度原则上不超过人民币1.5万元，在亚洲范围外的国家和地区召开的国际会议资助额度原则上不超过人民币2万元。

（二）短期国际学术交流（含短期访学）

对于获得研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助者，学校提供基本生活费和一次性往返旅费。基本生活费标准将参考《财政部教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知》（财教〔2010〕286号）执行。

五、申请与审批程序

（一）个人申请。申请资助人员应在国际会议召开前（或短期国际学术交流签证前）至少15天向所在院系教务办公室提出申请，并将经导师审批并签字后的资助申请表（附件1、2）及相关佐证材料交至院系教务办公室。

（二）院系初审。院系教务办公室对申请材料进行初审，经院系主管领导签字后,统一报送至研究生院研究生工作办公室。具体报送时间为：每周二、四上午（节假日除外）。

（三）研究生院审批。研究生院对申请材料进行复核，并给出审批意见。

对于单次研究生集中程度高、规模大的国际交流活动，各院系可作为国际交流特殊项目专门向研究生院提交申请表（见附件3）和情况说明，由研究生院统一审批。

六、报销程序与要求

获得国际交流资助的研究生在报销前应提交相关材料到各院系教务办公室，经教务办公室初审后，统一报送至研究生院研究生工作办公室。经审核合格后，由受资助研究生持相关批件到财务处报销相关费用。

（一）获得高水平国际学术会议资助者，报销时需提供以下材料：

1. 《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》（见附件4）；

2. 《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流履行义务情况登记表》（见附件5）；

3. 会议日程安排（含有本人发言的日程页原件、复印件）；

4. 会议论文集原件及复印件（含论文集封面、目录、申请人论文全文和封底）；

5. 护照原件，以及护照首页和标有出入境日期页的复印件；

6. 参加学术会议的相关正式发票原件（所有发票背后需由院系主管领导签字）。其中，国际机票须提供以下两种方式之一的国际机票，并附登机牌：

（1）由税务监制的《航空运输电子客票行程单》。

（2）由税务监制的《国际航空旅客运输专用发票》和加盖出票公司财务章的行程单（二者缺一不可），专用发票上的“票证号码”应与行程单上的电子客票号码一致方可报销。

7. 参会照片3-4张（以光盘形式报送）。

（二）获得研究生短期国际学术交流（含短期访学）资助者，报销时需提供以下材料：

1. 《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流资助报销审核表》（见附件4）；

2. 《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流履行义务情况登记表》（见附件5）；

3. 护照原件，以及护照首页和标有出入境日期页的复印件；

4．机票原件（机票背面由院系主管领导签字），其中，国际机票须提供以下两种方式之一的国际机票，并附登机牌：

（1）由税务监制的《航空运输电子客票行程单》。

（2）由税务监制的《国际航空旅客运输专用发票》和加盖出票公司财务章的行程单（二者缺一不可），专用发票上的“票证号码”应与行程单上的电子客票号码一致方可报销。

5. 国外院校（导师）出具的短期国际学术交流活动的书面证明；

6. 在国外参加学术交流活动的照片3-4张（以光盘形式报送）；

7. 参加短期国际学术交流的情况总结（要求不少于1500字。提交纸质版和电子版各1份，其中纸质版需要本人、导师和院系主管领导签字）。

七、其他说明

（一）为提高资助质量，对于在国内召开的国际学术会议，请各院系慎重把关。在本项目实施期间，同一导师的研究生（博士、硕士及留学研究生）参加非重要国际学术会议的受资助人数原则上不超过3人/年。

（二）由本方案资助的会议论文公开发表时，应注明“哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流项目资助”（英文翻译为：This paper is funded by the International Exchange Program of Harbin Engineering University for Innovation-oriented Talents Cultivation.）。

（三）获资助人员参加国际学术交流活动后，须在本院系作关于本次国际学术交流的专题报告。

（四）申请其他研究生国际交流资助项目的，由研究生院进行审核和批准，并按有关规定进行财务报销。

（五）为保证本项目经费的有效利用，受资助研究生因故未能参会者应书面说明情况，经院系主管领导确认签字后及时报研究生院。对于未说明情况的研究生仍将算作院系和导师已资助人数，学校将在下一年度限制相关院系和导师的受资助指标。

八、本实施方案的解释权在研究生院。

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